Tareas: tablero, lista, agenda, calendario y cronograma

Crear una tarea

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   Abre el proyecto → pestaña Tareas → "Nueva Tarea".
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   Título — el único campo obligatorio

   El propio formulario lo dice: "Solo el título es obligatorio". Descripción, responsable, fecha y horas se pueden completar cuando el trabajo esté definido. Enter en el título te lleva a la descripción: la tarea no se crea hasta que pulsas el botón (o Ctrl+Enter, ⌘+Enter en Mac), así título y descripción quedan en la misma tarea.
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   Estado y prioridad

   Estados: Por Hacer, En Progreso, Revisión, Completado. Prioridades: Baja, Media, Alta, Crítica y Bloqueante. Si el proyecto tiene etapas propias, el campo se llama "Etapa" y ofrece las columnas de su tablero.
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   Asignar a (opcional)

   Elige un miembro del proyecto. Si la persona activó el Modo Foco ("No Molestar"), el formulario te lo advierte para que consideres asignarla más tarde.
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   Fecha de entrega y "Horas de trabajo estimadas (opcional)"

   Bajo la fecha tienes atajos de un toque: Hoy, Mañana, Viernes y +1 semana. Las horas de trabajo estimadas son las que calculas que llevará la tarea: 4 es medio día; 16, dos días. El campo empieza vacío y puedes dejarlo así. Si la tarea tiene responsable y fecha de entrega, esas horas se suman a su carga en la "Disponibilidad del Equipo" del portfolio y en la "Carga del equipo por semana" del Resumen del proyecto.
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   Click "Crear Tarea"

   O "Crear y añadir otra": guarda y deja el formulario abierto con el mismo responsable, estado y fechas para cargar la siguiente.

Las 6 vistas

• Tablero — kanban que empieza con 4 columnas: Por Hacer, En Progreso, En Revisión y Completado, y que puedes cambiar con "Editar etapas" (más abajo). Arrastra las tarjetas entre columnas para cambiar el estado (si falla la conexión, la tarjeta vuelve sola a su lugar). En el teléfono o la tableta, donde no se puede arrastrar con el dedo, cada tarjeta tiene "Mover a…". Cada tarjeta muestra prioridad, fecha, un anillo de avance y el avatar del asignado; si la tarea tiene subtareas, el anillo muestra el % real de subtareas completadas. Las columnas crecen con sus tarjetas y se ven todas: para llegar a las de abajo baja la página, como en el pipeline del CRM. Puedes soltar una tarjeta en cualquier altura de otra columna, aunque esa tenga menos tareas.
• Lista — tabla con columnas Tarea, Estado, Prioridad, Asignado y Entrega, que se editan en la misma fila: cambia el responsable, la fecha, el estado o la prioridad sin abrir la tarea. Si el cambio no se puede guardar, vuelve el valor anterior y te dice por qué. Pulsa el nombre de una columna para ordenar por ella. En el teléfono cada tarea es una tarjeta con los mismos controles.
• Agenda — las tareas en una línea de tiempo vertical, día por día de entrega: primero las vencidas, luego hoy, mañana y los días que siguen, y al final las que no tienen fecha. Se marca una tarea como hecha desde la misma agenda. Es la vista con la que se abre el proyecto en el teléfono.
• Calendario — el mes, con cada tarea de ESTE proyecto en su día de entrega y el color de su estado: sólo las del proyecto, sin nada de otros módulos. Elige un día para ver todas sus tareas debajo y abrirlas; en el teléfono cada tarea es un punto y la lista va debajo. Las de todos tus proyectos juntas se ven en Proyectos → Ver Todos → Calendario.
• Cronograma — línea de tiempo (Gantt) que además dibuja las dependencias entre tareas como flechas. Cuando una tarea empieza antes de que termine aquella de la que depende, su flecha se marca en ámbar discontinuo y el pie del cronograma lo resume.
• Dependencias — la red de qué tarea espera a cuál, en columnas, con la ruta crítica en rojo. Debajo está la misma información como lista ("Ver las dependencias como lista").

Sobre las vistas hay búsqueda ("Buscar tareas…"), filtros por estado, prioridad, responsable y entrega, y "Ordenar tareas": por entrega (la más próxima primero, el predeterminado, o la más lejana), inicio, prioridad, estado, responsable, título u orden de creación. Las tareas sin fecha van siempre al final. El orden es el mismo en el tablero, la lista y el cronograma (la agenda y el calendario van por fecha) y, como la pestaña y la vista, viaja en la URL: compartir el enlace abre exactamente lo que estás viendo.

Las tareas avisan cuándo vencen: "Vencida hace 3 d", "Hoy" o "Mañana" (las completadas no avisan).

Para borrar una tarea, ábrela (desde el Tablero, la Agenda, el Calendario o las Dependencias) y pulsa "Eliminar" en su diálogo: la confirmación aparece en el mismo diálogo y, al confirmar, la tarea desaparece de la vista sin recargar. En la Lista también se elimina desde el menú de la fila o en bloque.

Editar las etapas del tablero

Las columnas del tablero se editan como las etapas del pipeline del CRM. En la pestaña Tareas → Tablero pulsa "Editar etapas" (lo ven el dueño y los administradores del proyecto; el resto del equipo ve el tablero tal como quede).

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   Agregar etapa

   Escribe el nombre, elige a qué estado equivale (Por Hacer, En Progreso, En Revisión o Completado) y, si quieres, un color. Puede haber hasta 20 etapas por proyecto.
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   Renombrar, cambiar el color o el estado

   Con el lápiz de cada etapa. Si cambias el estado de una etapa con tareas, el editor te avisa: sus tareas pasan a ese estado.
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   Ordenar

   Arrastra las etapas o usa las flechas de subir y bajar: el tablero muestra las columnas en ese orden.
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   Eliminar

   Con la papelera. Si la etapa tiene tareas, se te pregunta a qué etapa moverlas antes de eliminarla: ninguna tarea se pierde.

Cada etapa equivale a un estado: mover una tarea a la etapa le pone ese estado, y una etapa equivalente a Completado marca la tarea como terminada (cuenta en el avance del proyecto y deja de avisar el vencimiento). Por eso siempre queda al menos una etapa "Completado" y una que no lo sea. Las tareas que cambian de estado por otra vía (la IA, las automatizaciones o la API) van a la primera etapa de su nuevo estado.

Varias tareas a la vez

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   En la Lista, marca las casillas de las tareas

   La casilla de la cabecera elige todas las visibles (respeta los filtros).
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   Elige la acción en la barra que aparece abajo

   Asignar a…, Fecha de entrega… (vacía la quita), Mover días… (corre inicio y entrega N días; las que no tienen fecha siguen sin fecha), Estado…, Prioridad… o Eliminar.
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   Pulsa "Aplicar a N tareas"

   Se cambian todas de una vez. Si alguna no se pudo —por ejemplo, el responsable no es del equipo de ese proyecto— te dice cuál y por qué, y queda marcada; el resto sí se cambió.

Mis tareas

Proyectos → "Mis tareas" junta todas las que tienes asignadas en tus proyectos y en el pipeline, agrupadas en Vencidas, Para hoy, Próximos 7 días, Más adelante y Sin fecha de entrega, o día por día con "Agenda". Marca la casilla para dejarla como hecha sin abrir el proyecto; "Ver completadas" muestra las terminadas. Las de proyectos archivados no aparecen.

• Cada tarea dice de dónde sale: su proyecto (y el negocio, si nació en uno) o «Pipeline · …» si es una tarea del pipeline que no está en ningún proyecto. El título lleva al proyecto o al negocio, y el nombre del cliente, a su ficha del CRM.
• Una tarea creada desde un negocio sale una sola vez, aunque también la veas en el CRM.
• Si no ves Proyectos, o no estás en el proyecto de esa tarea, la tarea creada desde un negocio te sale igual, como tarea del pipeline, y cuenta en Tareas pendientes del Inicio, que te trae a «Mis tareas».
• Si tienes personas a cargo, «Mías» y «Mi equipo» cambian de quién son las tareas; en «Persona del equipo» eliges a una. Quien administra la empresa ve a todos. Las tareas del pipeline de otra persona se ven, pero sólo las marca su responsable.

Modo Zen

El icono de ojo de cada tarjeta abre el Modo Zen: la tarea a pantalla completa, sin distracciones, con un cronómetro grande. Play inicia el conteo y registra tiempo real de trabajo sobre la tarea; Pausa lo detiene y guarda la entrada. Desde el propio overlay puedes marcar la tarea como completada — cierra el cronómetro si estaba corriendo — o salir con Escape.