Cotizaciones, CRM y ventas: cómo se conectan
Vincula la cotización a un contacto, una empresa y una oportunidad, y sigue el ciclo completo: aceptar (que ya registra la venta), facturar en Finanzas y registrar el cobro.
Los tres vínculos posibles
- Contacto: la persona a la que le cotizas. Lo eliges en el campo Cliente del editor; sale de Marketing → Contactos.
- Empresa: si el contacto pertenece a una empresa del CRM, el vínculo se conserva al editar la cotización.
- Oportunidad (deal): la negociación en tu Pipeline. Cuando existe este vínculo, aceptar la cotización marca la oportunidad como Ganada. En la ficha de ese negocio, la cotización se ve en la pestaña Cotizaciones y, una vez aceptada, en la pestaña Ventas.
El flujo recomendado de venta
- El lead entra al CRM (formulario, WhatsApp, importación) y se crea el contacto.
- Abres una oportunidad en Marketing → Pipeline con el valor estimado.
- Creas la cotización en Marketing → Cotizaciones con ese contacto como cliente.
- La presentas y la marcas Enviada.
- El cliente acepta → marcas AceptadaLa venta queda registrada en Marketing → Ventas y sus productos salen del inventario. Si la cotización está vinculada a la oportunidad, esta pasa a Ganada sin que tengas que tocarla. También lo haces desde la ficha del negocio en el Pipeline: pestaña Cotizaciones → "Registrar como venta"; ahí, una cotización del contacto sin negocio queda vinculada a ese negocio.
- Pulsas "Facturar" en la fila de la cotizaciónSe crea un borrador de Factura de venta en Finanzas → Facturas de venta, copiando las líneas de la cotización.
- Emites la factura y registras el cobroEn Finanzas → Facturas de venta: "Emitir" la pasa a cartera como cuenta por cobrar y "Registrar cobro" asienta el pago cuando entra el dinero.
Dónde vive cada dato
Los datos de facturación del cliente — el NIT / documento y la dirección que salen en el bloque "Facturar a" de la vista previa — no se editan en la cotización. Salen primero del contacto del CRM (su tipo y número de documento, que también se completan en Cotizaciones → Clientes, y su dirección) y, si el contacto no los tiene, de Finanzas → Cartera, con el botón "Clientes". Si el documento sale incompleto, se corrige en el contacto o en la Cartera.
La venta vive en Marketing → Ventas, y una cotización aceptada ya está ahí: se ve como "Cotización aceptada", pendiente de cobro, mientras no tenga una factura emitida; al emitir su factura (o al aprobar su cuenta de cobro), la venta se lee como ese documento y no se cuenta dos veces. No registres a mano otra venta por lo mismo. Si el negocio de la cotización ya tenía una venta registrada, cuenta esa venta y la fila de la cotización dice "ya cuenta en su venta". La factura, en cambio, se crea con el botón "Facturar".
¿Pudiste resolverlo con esta guía?
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El módulo de Ventas
Marketing → Ventas reúne todo lo que vendiste —también las cotizaciones aceptadas y las facturas emitidas en Finanzas—, con totales por moneda calculados en el servidor. Una venta se registra desde cero o desde una cotización; tiene varias líneas —productos o servicios—, cada una del almacén que elijas, y la pendiente de cobro queda en Cartera.
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