Conectar QuickBooks Desktop y sincronizar automáticamente

Qué necesitas y qué se importa

Entra a Daplox como propietario o administrador. En Contabilidad, Libro mayor o Facturas de venta, pulsa «Conectar», escribe «QuickBooks Desktop» en la lista de software contable, elígelo y pulsa «Conectar»: se abre su pantalla de conexión. Esta conexión usa Web Connector en Windows y una versión de QuickBooks compatible con qbXML 13.0 o posterior. Es independiente de la autorización de QuickBooks Online. Una vez preparada, la franja «Conectar» de esas tres pantallas muestra QuickBooks Desktop con su estado, como cualquier software conectado: «Conectado a», «Conexión pendiente con» mientras Web Connector no se comunica, «Sincronización pausada con» o «Con error la conexión a». Su botón «Ver e importar datos» abre esta pantalla.

Las cuentas, las facturas de venta con su saldo y los asientos se incorporan a Cartera y Contabilidad. Clientes, proveedores, productos y servicios, facturas de compra y cobros se conservan como registros consultables. Los cobros no generan pagos nuevos en Daplox. Esto no equivale a importar todos los informes ni todos los tipos de transacciones del libro mayor de QuickBooks.

Preparar la primera carga

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   Prepara la conexión en Daplox.

   Indica la moneda base de tu empresa en QuickBooks y el intervalo de sincronización. La clave se muestra una sola vez: consérvala hasta introducirla en Web Connector.
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   Descarga el archivo .qwc.

   Abre la empresa correcta en QuickBooks Desktop como administrador. Agrega el archivo a QuickBooks Web Connector y autoriza el acceso de lectura y escritura y el acceso automático. Web Connector necesita registrar la conexión en tu empresa. QuickBooks concede permiso de lectura y escritura, pero la sincronización de Daplox solo envía consultas: no crea, modifica ni elimina documentos en QuickBooks. El archivo no incluye la clave.
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   Activa la ejecución automática.

   Introduce la clave en Web Connector, activa su opción de ejecución automática y pulsa «Update Selected» para la primera carga. Mantén el equipo disponible; puedes cerrar el navegador de Daplox.
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   Revisa el resultado.

   La pantalla muestra el progreso por colección, registros confirmados, páginas pendientes, último contacto y última sincronización completa. Abre «Consultar registros importados» para revisar las copias.

Si no puedes agregar la conexión en Windows (QBWC1039 / 3263)

Si QBWCLog.txt menciona «read-only» o el error 3263 al agregar FileID, pulsa «Descargar conexión .qwc» otra vez. La descarga conserva el usuario, la clave, los identificadores de la conexión y el avance; no crea otra conexión ni borra registros. Abre la misma empresa en QuickBooks como administrador y agrega el archivo actualizado a Web Connector.

Si QuickBooks conserva la autorización anterior de solo lectura, revisa Daplox Desktop en Edit → Preferences → Integrated Applications → Company Preferences y vuelve a autorizar esa aplicación con lectura y escritura y acceso automático. Usa el mismo usuario y clave y pulsa «Update Selected» en Web Connector.

Un error al registrar puede ocurrir antes de contactar a Daplox: en ese caso, la pantalla indica que todavía no hay contacto y no inventa un error recibido. Si el mensaje dice que OwnerID/FileID ya existe o sigue fallando, envía a soporte el mensaje y QBWCLog.txt sin la clave. No cambies los identificadores ni reinicies la cuenta para resolverlo.

Empresa con una sola moneda y error 3250

Daplox consulta las preferencias de moneda en cada sesión. Si QuickBooks confirma que la empresa usa una sola moneda, Monedas aparece como «No aplica» y la carga continúa con las demás colecciones. No necesitas activar multimoneda en QuickBooks para completar la importación.

Si la carga anterior se detuvo con el código 3250 al consultar Monedas, conserva la misma conexión: recarga Daplox, pulsa «Reintentar sincronización» y después «Update Selected» en Web Connector. Se conserva el avance confirmado y los registros se reconocen por su identificador para no duplicarlos.

Si no se pueden verificar las preferencias, el proceso se detiene con un error claro y conserva el progreso. Si QuickBooks declara multimoneda activa pero rechaza Monedas, o el código 3250 corresponde a otra colección, comparte con soporte el mensaje y el registro de Web Connector sin claves: esos errores no se omiten automáticamente.

Registros repetidos y versiones distintas en un mismo lote

Si QuickBooks devuelve varias copias idénticas del mismo registro en una página, Daplox procesa una sola. Si ese mismo identificador trae contenido o estructura diferente, se detiene la página completa antes de confirmarla. La excepción son diferencias de texto o ausencia del campo Notes de Clientes, con cero o una nota simple en cada copia, la misma EditSequence y el resto del registro idéntico: se conservan las variantes como se explica abajo. No se elige una versión arbitrariamente ni se pierde el progreso de los lotes anteriores.

El aviso «QuickBooks devolvió versiones distintas del mismo registro» indica la colección y hasta cuatro diferencias, por ejemplo «Name (valor)» o «BillAddress.City (valor)». Son nombres de campos, no sus valores. «EditSequence: igual, distinta o no informada» sólo compara las versiones; no indica cuál debes elegir.

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   Conserva la conexión actual y el avance.

   No necesitas crear otra conexión, renovar su clave ni borrar los registros importados para diagnosticar este conflicto.
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   Comparte con soporte el aviso completo y la colección indicada.

   No envíes el XML completo, contraseñas ni los valores privados de los registros. El aviso ya resume las diferencias necesarias para continuar la revisión.
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   Espera el ajuste concreto antes de reintentar.

   Repetir la sincronización sin resolver la diferencia puede devolver el mismo error. Cuando soporte confirme el ajuste, reanuda con la misma conexión.

Notas distintas en Clientes: conservar y revisar las versiones

Si el único cambio entre las copias del mismo cliente es el texto de Notes o que una copia no incluye ese campo, EditSequence está informada y es igual, y todos los demás campos coinciden, Daplox conserva un solo cliente con las variantes. Cada copia debe incluir cero o una nota simple. La ausencia se conserva separada de una nota vacía. La carga puede continuar. No se concatenan las notas ni se elige una como vigente, y QuickBooks no se modifica.

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   Consulta el aviso junto a Clientes.

   La pantalla indica cuántos clientes tienen notas con variantes. Son copias para consulta; no generan contactos duplicados, cobros ni asientos nuevos.
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   Abre «Consultar registros importados» → Clientes.

   Pulsa «Consultar», abre el cliente y revisa «Notas». Cada versión recibida se muestra por separado. El orden no indica cuál es más reciente. «Nota vacía» significa que el campo venía sin texto; «Campo Notes no incluido en esta copia de QuickBooks» indica que esa copia no lo traía. No son lo mismo.
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   Conserva la misma conexión al reintentar.

   Cuando soporte confirme el ajuste para el aviso anterior por «Notes (valor)» o por presencia de una nota frente a su ausencia, con «EditSequence: igual», recarga Daplox, pulsa «Reintentar sincronización» y después «Update Selected» en Web Connector. Se conserva el progreso; releer una página de esa misma versión no borra las otras variantes guardadas ni duplica el registro.

Una nueva EditSequence recibida de QuickBooks actualiza la copia y sus notas. Si hay diferencias en otros campos, faltan las versiones, una copia trae varias etiquetas Notes, cambia la estructura u orden de las notas presentes, o se supera el límite de 20 variantes (incluida la ausencia) o 4 MB de textos por registro, el lote sigue detenido con un error y conserva el avance anterior. Contacta a soporte con el aviso completo; no elimines ni cambies notas para forzar la importación.

Asientos con líneas pendientes de revisión

Si una línea está sin referencia de cuenta, tiene un importe negativo o presenta ambas condiciones, Daplox conserva el asiento recibido para consulta y procesa los demás documentos del lote. El aviso identifica el número del asiento, la posición de la línea, si es débito o crédito y la causa. No se contabiliza parcialmente, no se cambian signos ni se asignan cuentas automáticamente.

En «Consultar registros importados» → Asientos contables, pulsa «Consultar» y abre el documento marcado «Pendiente de revisión». Allí aparece su motivo, incluso si hay más de 25 documentos fuera del libro. Si ese asiento ya tenía una copia contabilizada, se conserva la anterior mientras la nueva versión está pendiente; no debes interpretar la finalización de las colecciones como confirmación de que todos los asientos entraron al libro.

Comparte el motivo concreto con soporte o con quien revise tu contabilidad antes de modificar el origen. Cuando QuickBooks entregue una versión corregida, Daplox actualizará la misma copia y retirará el aviso. Si sólo ves el aviso antiguo «sin cuenta o con importe negativo», conserva la conexión y sigue el reintento indicado por soporte después de confirmar la actualización; el texto antiguo no permite identificar el asiento de un lote que no llegó a guardarse.

Si se interrumpe o aparece un error

Los lotes confirmados se conservan. Una respuesta inválida detiene la sincronización con un error; no se presenta como una colección vacía ni como una carga completada. Corrige la causa indicada y pulsa «Reintentar sincronización». Web Connector continuará en su próxima ejecución o al pulsar «Update Selected» allí.

Un documento que Daplox no puede llevar a Cartera o a Contabilidad no detiene la sincronización: «En Cartera y Contabilidad» lo sigue nombrando con su motivo, también en las sincronizaciones siguientes, hasta que entre o se elimine en QuickBooks, y su copia queda en «Consultar registros importados». Se nombran hasta 25 documentos por colección; si hay más, se indica cuántos más no entraron. Un asiento anulado en QuickBooks anula su copia en Daplox; un ajuste de cambio de moneda no se lleva al libro de Daplox.

Si la empresa se abre desde otra ubicación, Daplox comprueba de nuevo que sea la misma antes de leerla. Si Web Connector no logra abrir el archivo, ábrelo en QuickBooks y pulsa «Reintentar sincronización». La sincronización también se detiene mientras la suscripción no esté activa o el plan no incluya Finanzas.

Los registros se identifican por empresa, colección e identificador de QuickBooks. Un reintento actualiza las copias existentes sin crear movimientos o pagos duplicados. Los cursores de QuickBooks vencen al cerrar su sesión: al reconectar puede releerse parte de una colección, conservando lo ya importado. Si QuickBooks entrega un lote demasiado grande para leerlo, Daplox vuelve a pedir esa colección desde el principio en lotes más pequeños, también sin duplicar registros. Si ya no puede reducirlo más, la sincronización se detiene con un error que nombra la colección y te pide contactar a soporte.

«Pausar» detiene las próximas importaciones y conserva los datos. «Reanudar sincronización» vuelve a permitirlas. Si olvidaste la clave, «Renovar clave» invalida la anterior y muestra otra para copiarla en Web Connector. Los datos no se borran.