Conectar tu software contable e importar (Siigo, Alegra, Odoo y otros)

Si llevas la contabilidad en otro software, conéctalo desde Facturas de venta, Contabilidad o Libro mayor con «Conectar»: escribe el nombre de tu software y la lista te dice si se puede conectar. Daplox importa lo que ese software entrega por su API: las facturas de venta llegan a Facturas de venta y a la franja «Por cobrar» con su saldo y su antigüedad; los comprobantes contables llegan a Contabilidad, en un libro aparte; y el plan de cuentas llega a tu plan de cuentas. No escribe nada en tu software contable.

QuickBooks Online y QuickBooks Desktop están en la misma lista. Al elegirlos y pulsar «Conectar», Daplox te lleva a su pantalla: QuickBooks Online se autoriza en Intuit y QuickBooks Desktop se conecta con QuickBooks Web Connector, en el equipo Windows donde abres QuickBooks. Una vez conectado, cada software aparece en la franja con su nombre, su estado y su acción; si tienes QuickBooks Desktop y otro software a la vez, se ven los dos.

Qué trae cada software

Antes de pedirte la llave, el diálogo dice qué importa el software que elegiste. Hoy:

Odoo: lo que necesitas antes de conectar

• Versión: Odoo 16, 17, 18 o 19, en Odoo Online, Odoo.sh o un servidor propio. Con una versión anterior a la 16, el diálogo te lo dice y no guarda nada.
• Plan: en Odoo Online, el acceso por API sólo está incluido en el plan «Personalizado». Los planes «Una aplicación gratis» y «Estándar» no lo incluyen, así que con ellos Odoo rechaza la conexión. Lo dice la documentación de la API externa de Odoo.
• Dirección: la que usas para entrar, por ejemplo https://tuempresa.odoo.com. Sólo se admite https, con un nombre de dominio público y sin puerto especial. Daplox no se conecta a direcciones IP, a nombres internos ni a servidores de una red privada, y no sigue redirecciones: si tu Odoo propio sólo se abre dentro de tu oficina, Daplox no puede llegar a él.
• Base de datos: en Odoo Online suele ser la primera parte de tu dirección (tuempresa en tuempresa.odoo.com). En Odoo.sh o en un servidor propio, pídesela a quien administra tu Odoo.
• Usuario: el correo o usuario con el que entras a Odoo, con acceso a Contabilidad o Facturación. Si no tiene permiso para leer la contabilidad, el diálogo te lo dice.
• API key: se crea en Odoo, en Preferencias → Seguridad de la cuenta → Nueva API key. No es tu contraseña. En Odoo 19 una API key dura como máximo tres meses: cuando venza, crea otra y vuelve a conectar.

Por qué otros todavía no se pueden conectar

Al escribir el nombre de un software que todavía no se conecta, el diálogo dice «Todavía no» y el motivo. Hoy los motivos son éstos:

• Sin API abierta: World Office, Helisa y ContaPyme. El acceso para conectar otros programas se acuerda directamente con el fabricante, y Daplox todavía no tiene ese acuerdo.
• Credencial sólo para socios: Loggro, Contpaqi, Contalink, Colppy, Nubox y Defontana. Su API existe, pero la credencial se entrega a socios o distribuidores autorizados, no al cliente desde su cuenta.
• Sin documentación pública de su API: Siesa, Concar y Contasis.
• De escritorio: Aspel y Tango se instalan en el equipo de la empresa y no ofrecen una API en internet a la que Daplox pueda llamar.
• En el servidor de cada empresa: SAP Business One y a3ERP. Su API suele quedar dentro de la red privada de la empresa.
• Autorización con OAuth 2.0: Xero, Zoho Books, Sage y Dynamics 365 Business Central. Daplox tiene que registrar su propia aplicación ante cada proveedor, y ese registro todavía no está hecho.
• Oracle NetSuite: se conecta con tokens que crea el administrador de la cuenta, pero el conector todavía no se ha escrito porque hace falta una cuenta de prueba para medirlo.

Mientras tanto puedes usar Daplox igual: tus facturas, tu libro mayor y tus comprobantes se llevan en las tablas de Daplox, y la contabilidad sigue en el software que ya usas.

Conectar e importar

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   Entra como propietario o administrador y pulsa «Conectar».

   Escribe el nombre de tu software. Si se puede conectar, el diálogo dice qué necesitas, pide sus datos de acceso (en la mayoría, usuario y API key; en Odoo, también la dirección y la base de datos) y dice dónde generar la llave. Tu credencial se guarda cifrada y nunca se vuelve a mostrar.
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   Elige el periodo y pulsa «Importar ahora».

   Por defecto es el último año, porque la Cartera necesita las facturas viejas que siguen abiertas. También puedes elegir 3 meses, 2 años o 5 años.
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   Sigue el avance.

   La importación avanza por lotes y cada colección (plan de cuentas, comprobantes, facturas) muestra su estado. Cada lote queda guardado al terminar: si cierras la página, al volver aparece «Importación a medias» con el botón «Continuar», que sigue donde quedó sin empezar otra.
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   Lee el resumen.

   Dice cuántos documentos son nuevos, cuántos se actualizaron, cuántos no cambiaron, cuántos se anularon o retiraron y cuántos ya estaban en Daplox. Lo que no se pudo importar sale en «Ver N documento(s) con error», cada uno con su motivo, y una colección que tu software no entrega dice «No disponible» y por qué.

Volver a importar

• Importar otra vez no duplica nada: cada documento se reconoce por su identificador en tu software. Lo que cambió allá se actualiza aquí y lo demás queda «sin cambios».
• Un documento anulado en tu software se anula aquí: sigue visible y deja de contar en la Cartera y en los balances.
• Un documento que tu software ya no devuelve dentro del periodo importado se retira de Daplox.
• «Detener» para la importación: lo ya importado se queda. Si tu software pide esperar (límite de peticiones), la importación se detiene y lo dice; pulsa «Continuar» en unos minutos.

Lo que ya registraste en Daplox no se cuenta dos veces

Si ya creaste en Daplox una factura que también está en tu software, la de Daplox manda y la importada no entra. Se consideran la misma venta cuando:

• tienen el mismo número (sin importar mayúsculas ni espacios), o
• tienen la misma moneda, el mismo total y la misma fecha de emisión y, si las dos tienen cliente, es el mismo cliente (por su NIT o documento, su correo o su nombre). Si las dos tienen cliente y no se puede comprobar que sea el mismo, se importa: no se oculta una factura real.

Cuando a una de las dos le falta el cliente, basta con moneda, total y fecha, y el resumen lo avisa. Cada factura tuya se empareja con una sola del software, y el resumen nombra las dos. Si más adelante registras a mano en Daplox una factura que ya estaba importada, en la siguiente importación la copia se retira.

Si el código de una cuenta importada ya existe en tu plan de cuentas (en una sola cuenta tuya), se usa la tuya y no se crea otra. Las cuentas importadas no aparecen en los selectores de movimientos.

Antes de dar las cifras por buenas

• El Libro mayor de Daplox sigue mostrando tus movimientos de Finanzas. Lo importado de tu software se consulta en Contabilidad, en su libro.
• Desconectar borra la credencial guardada. Lo importado se queda como está y deja de actualizarse.